ECONOMÍA Y GESTIÓN DE LA SALUD

¿Cómo utilizar el método de los 5 porqués para determinar la causa raíz de un problema?
7 Pasos

El procedimiento de los 5 porqués puede ser un método eficaz para determinar el origen de un problema o asunto. El objetivo de preguntar "por qué" cinco veces es el de ir trabajando hacia atrás desde el resultado final, con el fin de llegar a la causa, revelando con cada pregunta, de forma más específica conforme se avanza, por qué ocurrió el suceso. Recuerde que el objetivo de este método de las cinco preguntas es encontrar la verdadera causa de fondo para evitar que el problema ocurra otra vez.

1. Reúna toda la información que pueda sobre el problema en cuestión. La técnica de los 5 porqués funciona mejor cuando se maneja datos concernientes al asunto: antecedentes, condiciones e información sobre casos similares. Esto te ayudará a determinar cuál es la respuesta más lógica y probable para cada pregunta.

2. Reúna un equipo. Como suele suceder al trabajar en calidad, para utilizar el método de los 5 porqués de la forma más eficaz, debe reunirse un equipo de personas provenientes de grupos que cumplan funciones diferentes, con especialidades y experiencias diversas. Un elemento clave de este método es la gente que hace las preguntas y da las respuestas más probables en cada paso. Tener un grupo de personas diverso equivale a enriquecerse con la percepción del asunto desde diferentes puntos de vista y con opiniones dispares.  Abordar el problema desde distintos ángulos te puede llevar a encontrar respuestas en las que no habrías pensado por ti mismo y, finalmente, a revelar la causa fundamental del asunto.

3. Enfóquese en  el problema y pregunta "por qué" cinco veces. Comience con un planteamiento sencillo del problema que explique cuál es el asunto y, desde ahí, comienza a trabajar hacia atrás preguntando por qué fue ocurriendo cada paso. Utilice la lógica, el conocimiento y experiencia de su equipo para encontrar la respuesta más probable para cada una de las cinco preguntas. He aquí un ejemplo del procedimiento puesto en práctica: Planteamiento del problema: Cirugía Cancelada ¿Por qué se cancelan las cirugías? (Porqué 1) La maquinas máquinas de anestesia suelen fallar. ¿Por qué se dañan las máquinas de anestesia? (Porqué 2) La válvulas de PEEP suelen fallar. ¿Por qué las válvulas de PEEP suelen fallar? (Porqué 3) Las válvulas de PEEP solamente duran unos seis meses y  no se han cambiado en ocho meses. ¿Por qué nadie cambió las válvulas de PEEP a los seis meses? (Porqué 4) Nadie sabía que había que cambiarlas. ¿Por qué nadie sabía que necesitaba ser cambiadas? (Porqué 5) No hay un programa de mantenimiento preventivo establecido que les diga a los ingenieros  biomédicos que lo hagan. (Causa raíz)

4 Analice cada uno de los 5 porqués. A medida que vaya trabajando las respuestas a estas preguntas, analice cada paso y ponga a prueba sus suposiciones si es posible. Hagase a ud mismo algunas preguntas sobre las respuestas a los porqués. - ¿Llevaría esta respuesta al efecto anterior? - ¿Es la más adecuada teniendo en cuenta todo lo que sabemos sobre el problema? - ¿Podría haber otras posibilidades? Recuerde que el objetivo de este método de las cinco preguntas es encontrar la verdadera causa de fondo para evitar que el problema ocurra otra vez.

5 Cuando haya preguntado “por qué” cinco veces y crea que has llegado a la causa raíz, busque una solución para ella. Cuando tenga la solución, siga el razonamiento lógico hacia atrás de la cadena de porqués para determinar si resolverá el problema. Continuando con el ejemplo anterior: Causa raíz: no existe un programa de mantenimiento preventivo establecido que le diga a los ingenieros biomédicos, que cambien las vávulas PEEP de las máquinas de anestesia cada seis meses. Solución: poner en marcha un plan de mantenimiento preventivo para cambiar las válvulas PEEP de las máquinas de anestesia cada seis meses.

6 Ponga en práctica la solución al último porqué y mire cuáles son los efectos que causa. Perfeccione la solución  o repita el proceso de las 5 preguntas si es necesario, para volver a evaluar el problema.

7 Si es necesario, habrá que ir más allá de los cinco porqués para determinar la causa raíz y conseguir que ésta tenga sentido. Por ejemplo, si la respuesta al porqué 4 del ejemplo se cambiara por "Los ingenieros biomédicos no siguieron el programa de mantenimiento preventivo", es mejor seguir preguntando por qué los ingenieros biomédicos no siguieron el programa: ¿Por qué los ingenieros biomédicos  no siguieron el programa? (Porqué 5) No han sido entrenado en el programa de mantenimiento preventivo para las máquinas de anestesia que compró el hospital. ¿Por qué los ingenieros biomédicos no fueron entrenados? (Porqué 6) Vienen de otros hospitales donde utilizan otros modelos de máquina de anestesia. (Causa raíz). Solución: capacitar a todos los nuevos ingenieros biomédicos en el mantenimiento preventivo del equipo que se encuentra en las zonas donde van a incorporarse. Puede terminar encontrando una solución distinta al problema si continúa preguntando por qué hasta llegar a la verdadera raíz. Esto le ayudará a evitar decidirse por una respuesta sencilla que simplemente echa la culpa a una persona, y llegará a la raíz. La causa raíz es más probable suele ser  que un proceso o una cuestión de procedimiento deben mejorarse.

Bibliografía

1. Council for Continuous Improvement.- Manual de Herramientas Básicas para la Mejora Continua. Ed. Panorama

Páginas Web: www.ongconcalidad.org